Automatisierte Budgetverwaltung in Xurrent mit Workato – Landesverwaltung Liechtenstein

2024

Beim Amt für Informatik der Landesverwaltung Liechtenstein wurde eine Budgetverwaltung direkt in Xurrent umgesetzt. Durch den Einsatz der iPaaS-Lösung Workato wurden Budgetprüfungen, Genehmigungen und Aktualisierungen automatisiert und revisionssicher in die Serviceprozesse integriert.

Kunde / Branche

Öffentliche Verwaltung – Amt für Informatik, Landesverwaltung Liechtenstein

Rolle von Expertize

Konzeption und Umsetzung einer automatisierten Budgetverwaltung in Xurrent unter Einsatz von Workato (iPaaS)

Projektlaufzeit

Wenige Wochen

Eingesetzte Plattformen / Tools

Xurrent; Workato (iPaaS)

Kurzüberblick

Ausgangssituation

Budgetfreigaben und Verbrauchskontrolle sollten transparent, nachvollziehbar und in die Serviceprozesse integriert ablaufen; manuelle Schritte und Medienbrüche verhinderten durchgängige Steuerung.

Lösung

Implementierung einer Budgetlogik in Xurrent, automatisiert über Workato: Budgetstand-Aktualisierung, Grenzprüfungen, Workflow-Steuerung und Synchronisation relevanter Budgetdaten.

Ergebnis

Mehr Transparenz und Revisionsfähigkeit, weniger manuelle Abstimmung, schnellere Genehmigungen und skalierbare Automatisierung für künftige Erweiterungen.

Rahmenbedingungen

Unternehmensgröße

Zentrale IT der Landesverwaltung

Standorte / Länder

Liechtenstein

Organisationsform IT / Service Management

Zentrale IT mit Serviceverantwortung für die Landesverwaltung

KPI's auf einen Blick

Anzahl angebundener Systeme / Integrationen

1 (Workato iPaaS)

Ausgangslage

Für Budgetplanung, -freigabe und -verbrauchskontrolle wurde eine Lösung benötigt, die direkt in den Serviceprozessen verankert ist. Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche erschwerten Transparenz über Budgetstände und führten zu Verzögerungen bei Genehmigungen.

Lösungsansatz

Durch den Einsatz der iPaaS-Lösung Workato wurde eine automatisierte Budgetverwaltung in Xurrent implementiert. Workato aktualisiert Budgetstände, prüft Grenzwerte, steuert Genehmigungsworkflows und synchronisiert relevante Budgetdaten – vollständig integriert in Requests und Freigaben.

Umsetzung

Konzeption der Budgetlogik und Budgetstruktur in Xurrent
Entwicklung von Workato-Rezepten für Budgetprüfung, -aktualisierung und Genehmigungen
Integration in bestehende Request- und Freigabeprozesse
Tests und Go-Live innerhalb weniger Wochen

Ergebnis & Mehrwert

Budgetverbräuche sind transparent und revisionssicher nachvollziehbar. Budgetprüfungen erfolgen automatisiert vor Genehmigungen, wodurch manuelle Abstimmungen reduziert und Durchlaufzeiten verkürzt werden. Die Architektur ist so aufgebaut, dass weitere Budget- und Automatisierungsstrecken schnell ergänzt werden können.